POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA. TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS. Este documento es propiedad de CT CONSTRUYE RK S.A.S. Está prohibido divulgar esta información a personas externas, reproducir total o parcialmente este.

1. CONSIDERACIONES GENERALES

El Artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales que existan sobre ella de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. Asimismo, en equilibrio, justicia y equidad al citado Artículo 15, el Artículo 20 de la Constitución de la República de Colombia consagra el Derecho de cualquier persona, Responsable o Encargado, de recibir información veraz e imparcial.

CT CONSTRUYE RK S.A.S., está comprometido con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de Datos Personales y con el respeto de los Derechos de los Titulares de la información. Por eso, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte del CT CONSTRUYE RK S.A.S., sus administradores y empleados.

CT CONSTRUYE RK S.A.S., establecimiento diseño arquitectónico, construcción y comercialización de bienes inmuebles, identificado con NIT. 901.183.911-8 y domicilio en Bogotá, es un establecimiento comprometido con la protección de los Datos Personales y por medio de la presente política define los lineamientos legales , bajo los cuales CT CONSTRUYE RK S.A.S. realiza el tratamiento de Datos Personales, la finalidad del tratamiento de los mismos, la protección de los Derechos de los Titulares, que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se almacene sobre ellas en bases de datos o archivos, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales Derechos ante CT CONSTRUYE RK S.A.S.

2. OBJETIVO

En este documento, CT CONSTRUYE RK S.A.S. presenta la Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley de protección de Datos Personales aplicable, y para la atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que CT CONSTRUYE RK S.A.S. realiza Tratamiento.

3.DEFINICIONES

Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Esta autorización puede ser otorgada de manera escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y

Canales de atención: Medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento ponen a disposición de los Titulares de los datos para que el Titular ejerza sus

Consulta: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos o

Dato Antiguo: Son los Datos Personales que fueron recolectados antes del 27 de junio de
Datos Biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como Huellas dactilares grabaciones en cámaras de seguridad, Análisis del
Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o
Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y
Dato Personal Sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la

vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, grabaciones en cámaras de seguridad entre otros).

Dato Personal Público: Es el Dato Personal calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Personal Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección a
Dato Semiprivado: Es el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del
Estar “Autorizado” es: CT CONSTRUYE RK S.A.S. y todas las personas bajo la responsabilidad de CT CONSTRUYE RK S.A.S., que por virtud de la Autorización y de las Políticas tienen legitimidad para someter a Tratamiento los Datos Personales del Titular. El Autorizado, incluye el término de los
Formas de Tratamiento: Los datos personales contenidos en bases de datos, podrán ser tratados de manera automatizada o manual. Son bases de datos manuales los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.
“Habilitación” o estar “’Habilitados”: es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que hace sus veces otorgue CT CONSTRUYE RK S.A.S. a terceros en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, proceso suprimir sus datos personales o cuando se adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el 15 de la Ley 1581 de 2012.

Responsable: Es toda persona destinataria del presente documento y sujeta al cumplimiento del mismo por realizar actividades de Tratamiento de Datos Personales dentro, en nombre de, en representación de, o para, CT CONSTRUYE RK S.A.S., incluyendo, pero sin limitarse a, todo aquel que sea empleado, director, representante Administrador, empleado, contratista y Terceros que obran en nombre de CT CONSTRUYE RK A.S.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos
Titular del Dato Personal: Es la persona natural a quien se refiere la información que reposa en una Base de
Transferencia: La trasferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.
Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato
Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, término, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos entre
Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del

4. ÁREA ENCARGADA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

CT CONSTRUYE RK S.A.S., en sui calidad de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto que el encargado de la atención a clientes, proveedores y empleados para la Protección de Datos Personales sea el oficial de privacidad de la información. El oficial de datos personales tendrá la vigilancia y control de la política de protección de datos personales y velará porque se recepcionen y atiendan las Quejas y Reclamos relacionadas con la Protección de Datos Personales.

Los canales de atención para cualquier asunto relacionado con la protección de datos personales son:

Correo electrónico: atencionalcliente@tokyoplus.co

Dirección física: Oficinas CT CONSTRUYE RK S.A.S.: Av. Carrera 45 No. 108 – 27 Torre 2 Of 901, Bogotá D.C. Atención telefónica: Servicio al cliente CT CONSTRUYE RK S.A.S., en Bogotá llamando al (+57+1) 4214008.

5. PRINCIPIOS Y REGLAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CT CONSTRUYE RK S.A.S., en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, tratará y transmitirá Datos Personales. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por CT CONSTRUYE RK S.A.S. el Responsable o encargado habilitado por este, deberá darse cumplimiento a los principios y reglas establecidos en la Ley y en el presente documento con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley por parte de CT CONSTRUYE RK S.A.S. Estas reglas y principios son:

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a CT CONSTRUYE RK S.A.S.

Principio de Limitación de la Recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

6.2 PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES

Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por lo tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

6.3 PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando CT CONSTRUYE RK S.A.S. lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

6.4 PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, EL ACCESO Y LA CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES

Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con CT CONSTRUYE RK S.A.S. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de CT CONSTRUYE RK S.A.S. que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por CT CONSTRUYE RK S.A.S. para Tratarlos.

Principio de Acceso restringido: CT CONSTRUYE RK S.A.S. no podrá hacer disponibles datos personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso solo a las personas Autorizadas.

Principio de Confidencialidad: CT CONSTRUYE RK S.A.S. debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que éste sea adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o

que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado con la Subgerencia de Servicio al Cliente de CT CONSTRUYE RK S.A.S. para asegurar el cumplimiento del presente documento y de las medidas necesarias para mantener la confidencialidad del dato personal.

Principio de Confidencialidad y tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea dato público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y CT CONSTRUYE RK S.A.S. haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con este documento y de acuerdo con lo dispuesto por la Ley.

Principio de Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su Tratamiento lo justifique.

7. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO.

Todo Tratamiento de Datos Personales, realizado por CT CONSTRUYE RK S.A.S., tendrá una Finalidad legal y constitucional legítima que atienda al desarrollo del objeto social de CT CONSTRUYE RK S.A.S. en sus diferentes procesos.

CT CONSTRUYE RK S.A.S. establecerá las Finalidades y Alcances del Tratamiento de los Datos, las cuales se indican en la Autorización y Aviso de Privacidad otorgada por el Titular del dato.

La información personal de los titulares, se destinará a las actividades exclusivas para las cuales fueron autorizadas por el Titular, así como la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales y en general, el procesamiento de Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de tratamiento de datos personales de manera general, las principales finalidades del Tratamiento de Datos Personales por parte de CT CONSTRUYE RK S.A.S., son pero no se limitan a:

Realizar todos los procesos necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias en relación con los empleados de CT CONSTRUYE RK A.S.
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de CT CONSTRUYE RK A.S.

Cumplir los procesos internos de CT CONSTRUYE RK S.A.S. en materia de administración de proveedores y
Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de CT CONSTRUYE RK S.A.S., y con las actividades realizadas por CT CONSTRUYE RK S.A.S. conforme a su naturaleza jurídica de establecimiento de crédito, con el fin de cumplir los contratos celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la realización de operaciones activas, pasivas y neutras autorizadas a los CT CONSTRUYE RK S.A.S., en los términos previstos por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y demás normas concordantes que le sean Como consecuencia de ello, CT CONSTRUYE RK S.A.S. tiene de manera particular como finalidades para el Tratamiento de los Datos Personales, entre otras, las siguientes:
1. Cumplimiento de las obligaciones de facturación y obligaciones regulatorias aplicables a la relación contractual entre CT CONSTRUYE RK A.S. y el titular del dato.
2. Dar cumplimiento a obligaciones regulatorias a cargo de CT CONSTRUYE RK S.A.S. en relación con sus negocios y operación.

Poner en práctica las políticas corporativas de CT CONSTRUYE RK A.S.

Cumplir con las obligaciones contractuales adquiridas por CT CONSTRUYE RK A.S. con sus clientes.
Realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos propios o de terceros con los cuales tenga alianzas
Realizar actualizaciones de datos de contacto y otra información del

Garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad de la información.
Transferir los datos personales de los titulares a los terceros en Colombia o en el exterior con quienes CT CONSTRUYE RK A.S. tiene convenios de transferencia.

Dar cumplimiento a los protocolos de contratación de CT CONSTRUYE RK A.S.
Elaborar estadísticas, encuestas, y análisis de
Administrar el recurso humano de CT CONSTRUYE RK A.S. de conformidad con los términos legales y contractuales aplicables.

Atender requerimientos de auditoría externa y de autoridades
Consulta de información tributaria para practicar descuentos, retenciones y declaraciones tributarias, según
Seguimiento de cumplimiento de

Seguimiento del apropiado uso de los medios de comunicación

Vigilancia de la seguridad de la empresa en horario no En horario laboral, hacer seguimiento del cumplimiento del horario laboral.
Consulta de información para pago a contratistas y

Verificación de referencias comerciales, laborales o de contratos
Soporte de cumplimiento de obligaciones

Alimentar el sistema y bases de datos en cuanto a clientes, enviar información de los proyectos, para enviar información de su compra, invitarlos a eventos y enviar la información a bancos para el crédito

Las demás finalidades definidos por los Responsables en procesos de obtención de datos personales para su

7.1. BASES DE DATOS:

Bases de datos de Clientes y Potenciales clientes: Corresponde a las bases de datos manuales y/o automatizadas, que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas naturales o jurídicas, con las cuales se mantiene, o se pretende mantener un vínculo contractual y/o comercial en el desarrollo propio del objeto social de la compañía.

FINALIDAD: Además de las mencionadas en la política, en particular las siguientes finalidades debidamente aceptadas por su titular:

Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales y/o de atención al cliente

Para proporcionarle un efectivo servicio al

Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios;

Implementar programas de fidelización;

Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios;

Realizar encuestas de satisfacción cierre de casos

Agendamiento de visitas para actividades relacionadas con el giro ordinario de los negocios de la compañía

Bases de datos de Proveedores: Son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos personales de titulares con quienes existe un vínculo contractual y/o comercial.

TRATAMIENTO: El tratamiento al cual son sometidos los datos recolectados son los mencionados en la política y entre otros los siguientes: Recolección, almacenamiento, uso, circulación, análisis, supresión etc. Por medio de la herramienta [·] se realiza la administración de la base de datos de proveedores y contratistas, a través del cual se realizan procesos de creación, actualización, consulta de información y fines netamente comerciales.

FINALIDADES: Además de las mencionadas en la política, en particular las siguientes finalidades debidamente aceptadas por su titular:

Administración centralizada de la información de los proveedores y

Contar con una base de datos actualizada de los proveedores con los cuales tenemos relación comercial

Controlar la documentación para el registro de proveedores aptos para realizar una actividad o ejecutar un suministro para Constructora Colpatria A.

Gestión contable, fiscal y administrativa en relación con la base de proveedores

actividades relacionadas con el giro ordinario de los negocios de la compañía

Bases de datos de Gestión Humana: Son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos de titulares que se presentan como candidatos, o se vinculan laboralmente., o son ex- trabajadores.

Esta base de datos incorpora información privada, pública, datos sensibles y de menores. El Tratamiento de los datos personales para los fines diferentes al cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su Representante Legal, según sea el caso.

Se realizará el Tratamiento de los Datos Personales de los Candidatos para efectos de determinar si estos califican al perfil de un cargo a ser ocupado, previa realización de un proceso de selección, para verificar la calidad de la información suministrada por el candidato y la autenticidad de la misma y para almacenar los datos con la finalidad de ser usados en futuros procesos de selección.

TRATAMIENTO: Para el Tratamiento de Datos, usa la herramienta tecnológica denominada [·], a través de la cual se administran procesos tales como la gestión de personal, nómina, selección, evaluación de funcionarios, formación y capacitación, compensación salarial y beneficios al funcionario, la creación y seguimiento a planes de carrera y la prevención de riesgos laborales.

Tales procesos se realizan por parte de las áreas que integran la Gerencia de Gestión Humana, mediante la asignación de perfiles que permiten restringir el acceso a la información almacenada, siendo la consulta restringida a los datos requeridos para la administración de cada uno de los procesos mencionados.

FINALIDADES: Además de las mencionadas en la política, en particular las siguientes finalidades debidamente aceptadas por su titular:

Antes de la relación de trabajo: Efectuar un proceso de selección de una vacante y se limita a la participación en el

Durante la relación de trabajo: Administrar la relación contractual existente entre el trabajador y la empresa, lograr la adecuada formación de personal, para adelantar la gestión del personal, nomina, de prevención de riesgos laborales para lograr la promoción y gestión del empleo, así como para llevar a cabo las actividades relacionadas con el giro ordinario de los negocios de la compañía.

Finalizada la relación de trabajo: I) Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos. ii) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía. iii) Fines estadísticos o históricos.

Bases de datos de Visitantes: Son las bases de datos manuales que contienen datos de titulares que visitan las instalaciones CT CONSTRUYE RK S.A.S., de manera ocasional o habitual y cuyo Tratamiento tiene como finalidad identificar, validar y llevar el registro histórico de accesos y controles de seguridad de los visitantes de las instalaciones de CT CONSTRUYE RK S.A.S.

En esta base de datos se incorpora información: privada, pública, datos sensibles y de menores. El Tratamiento de los datos para los fines diferentes a los derivados del acceso de visitantes requerirá autorización previa del titular o su Representante Legal, según sea el caso. En ningún caso, CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. dará Tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

Bases de datos del Circuito Cerrado de Televisión: en varias de las instalaciones internas t externas de CT CONSTRUYE S.A.S. se han dispuesto cámaras de vigilancia privadas al interior de sus instalaciones con el propósito de brindar seguridad tanto al inmueble como a sus alrededores, así como para los residentes y demás visitantes.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales los residentes y visitantes autorizan con su ingreso a las instalaciones de la sociedad a CT CONSTRUYE S.A.S. a almacenar, usar, circular y suprimir los datos que por este medio se recolecten.

La información es almacenada por un periodo inferior a un año tiempo luego del cual la información es eliminada.

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES OBTENIDOS MEDIANTE GRABACIONES DE CAMARA DE SEGURIDAD.

CT CONSTRUYE RK S.A.S. utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones, salas de ventas u oficinas.

CT CONSTRUYE RK S.A.S. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

9. DERECHOS Y DEBERES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

DERECHOS DE LOS

De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes Derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a CT CONSTRUYE RK S.A.S. o los encargados del Tratamiento de los mismos. Este Derecho se podrá ejercer, entre otros frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a CT CONSTRUYE RK A.S., salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
Presentar solicitudes ante CT CONSTRUYE RK S.A.S. o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente mediante el Decreto 1377 de 2013, y demás normas
Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de CT CONSTRUYE RK S.A.S., en cualquier momento. cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento CT

CONSTRUYE RK S.A.S. o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley. De conformidad con el Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de los datos personales y la revocatoria de la autorización para el tratamiento de los mismos no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Los Titulares podrán ejercer sus Derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en este documento, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original, Estos derechos deberán ser informados al Titular de los Datos Personales toda vez que su Autorización sea solicitada para el tratamiento de los mismos, de acuerdo con la Ley.

9.2. DEBERES DE CT CONSTRUYE RK S.A.S.

De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, CT CONSTRUYE RK S.A.S. en su calidad de responsable se compromete a cumplir con los siguientes deberes:

a) Deberes respecto del titular del dato.

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el

Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización

Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus Datos
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

b) Deberes respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.

Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

Actualizar la información cuando sea

Rectificar los Datos Personales cuando ello sea

c) Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado.

Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente

Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y

Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga

Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite

Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y
Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y

d) Deberes Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y

10. TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

CT CONSTRUYE RK S.A.S., podrá realizar la transferencia de datos a otros Responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

11. TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS A ENCARGADOS

CT CONSTRUYE RK S.A.S., podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

Cuando cuente con autorización de
Cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de

De no existir documento denominado contratos de transmisión de datos personales, CT CONSTRUYE RK S.A.S., se entenderá que las partes, con la aceptación de la presente política de tratamiento de datos personales, acordaron:

“EL CONTRATATISTA declara que previa la transmisión de los datos personales y bases de datos personales necesaria para el desarrollo contractual del presente negocio jurídico, conoció y aceptó expresamente las políticas de manejo de datos personales de EL CONTRATANTE y como tal se obliga a dar estricto cumplimiento a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos” y el Decreto 1074 de 2015, así como a los procedimientos para el tratamiento, recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, de CT CONSTRUYE RK S.A.S..

Durante la vigencia de la relación contractual, EL CONTRATISTA se obliga a mantener a disposición de los titulares de la información, canales de atención que permitan el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, de los responsables y de los encargados, conforme a la normatividad enunciada y la especial respecto del presente contrato. En todo caso, EL CONTRATISTA deberá notificar al CONTRATANTE de cualquier solicitud en torno a la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción, rectificación y en general modificación en la autorización para el procesamiento de datos que haga el titular.

Terminado el contrato, por cualquier causa, EL CONTRATISTA se obliga a devolver al CONTRATANTE toda la información que le haya sido transmitida y destruir cualquier copia de la misma que haya hecho. Mantendrá absoluta confidencialidad sobre todos los datos e información que haya conocido y en caso de que sea necesaria la subsistencia de datos en su poder, adquirirá la calidad de Responsable de Tratamiento de datos personales, situación que se obliga a dar a conocer a los titulares de la información. “

12. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

A continuación, se detallan los procedimientos para que los Titulares de los datos puedan ejercer los Derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

Los Derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de CT CONSTRUYE RK A.S.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o
Por estipulación a favor de otro o para
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para
Todas las consultas y reclamos a CT CONSTRUYE RK A.S. se podrán realizar por los Canales de Atención señalados en la presente política.

A continuación, se describen las pautas para atender consultas y reclamos:

12.1. CONSULTAS

CT CONSTRUYE RK S.A.S. dispone de mecanismos para que el Titular formule Consultas a CT CONSTRUYE RK S.A.S. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite en oficina principal, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, CT CONSTRUYE RK S.A.S. deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.

Antes de proceder, el Responsable de atender la consulta verificará:

La identidad del Titular del Dato Personal o su representante. Para ello, puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales según sea el
La Autorización o contrato con terceros que dieron origen al Tratamiento, por parte de CT CONSTRUYE RK A.S., del Dato Personal del Titular.
Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, el Responsable recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de CT CONSTRUYE RK A.S.
El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Esta respuesta deberá ser enviada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por CT CONSTRUYE RK S.A.S.
En caso de que la solicitud no pueda ser atendida en los diez (10) hábiles siguientes a la consulta, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite.

La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por CT CONSTRUYE RK A.S.

12.2. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS.

CT CONSTRUYE RK S.A.S. dispone de mecanismos para que el Titular formule RECLAMOS respecto de (i) Datos Personales Tratados por CT CONSTRUYE RK S.A.S. que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley por parte de CT CONSTRUYE RK S.A.S.

Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite en las oficinas de CT CONSTRUYE RK S.A.S., telefónicos, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, CT CONSTRUYE RK S.A.S. deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, conforme lo dispone la ley, así:

El reclamo podrá ser presentado en cualquiera de los Canales de Atención, en las oficinas de CT CONSTRUYE RK A.S., o comunicándose al correo electrónico:XXXXXXX

Debe contener el nombre y documento de identificación del
Debe contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
Debe indicar la dirección y datos de contacto e identificación del
Debe acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer:
1. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, CT CONSTRUYE RK S.A.S. requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Para el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes se debe dar cumplimiento a la presente política, a la Ley, y además debe tenerse en cuenta la opinión de los niños, niñas y adolescentes Titulares de los Datos Personales, en consideración a la madurez, autonomía y capacidad de cada uno de los menores. La

valoración de los anteriores factores se debe hacer caso por caso, para lo cual debe involucrarse en el proceso al área Jurídica.

14. SEGURIDAD

Las Bases de Datos de CT CONSTRUYE RK S.A.S. se encuentran sometidas a protocolos de seguridad (medios físicos y técnicos utilizados para mantener los datos personales en condiciones de seguridad) que buscan proteger los Datos Personales frente al acceso no autorizado, adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento. En caso de que haya alguna violación a las medidas de seguridad, infiltración o acceso sospechoso de un tercero a la base de datos, o cualquier circunstancia que ponga en riesgo la administración de los datos, Oficial Privacidad o el responsable debe informar inmediatamente al área Jurídica de CT CONSTRUYE RK S.A.S., quienes deben colocar la situación en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio inmediatamente.

15. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE SOBRE LA PROTECCIÓN DE DATOS

El presente documento se encuentra documentado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581conservación de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos” y el artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015, Decreto 90 de 2018, “por medio del cual se reduce el universo de personas jurídicas obligadas a inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendente de Industria y Comercio”. A estas Políticas le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores. Adicionalmente, le serán aplicables la jurisprudencia de la Corte Constitucional sobre Datos Personales que sienta precedentes, y la regulación expedida por el gobierno reglamentando los preceptos legales, que se encuentren vigentes al momento en que se dé inicio al Tratamiento del Dato Personal por parte de CT CONSTRUYE RK S.A.S., según dicha Ley sea modificada de tiempo en tiempo y dicha modificación aplique al Tratamiento realizado por CT CONSTRUYE RK S.A.S. sobre el Dato Personal.

16. PERMANENCIA DE DATOS PERSONALES EN LAS BASES DE DATOS.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos deben permanecer en las Bases de Datos de CT CONSTRUYE RK S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento, para las cuales fueron recolectados.

17. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA ACTUAL POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Esta Política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, por lo cual se encuentra vigente a partir del 25 de julio de 2013.

Cualquier modificación al presente Manual, deberá ser aprobada previamente por el comité de calidad de CT CONSTRUYE RK S.A.S., a excepción de los anexos. En caso de existir modificaciones en las finalidades de las bases de datos personales, los encargados de tratamiento de datos de cada base de datos, estarán obligados a obtener el consentimiento informado de los titulares de la información antes de ejecutar cualquier modificación.

18. MODIFICACIONES

Este documento podrá ser modificado por parte de CT CONSTRUYE RK S.A.S. De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen esta política. cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento se comunicará publicando el cambio en un lugar visible, o en el sitio web www.ctconstruye.com para conocimiento de los Titulares de los Datos personales, antes de implementar las nuevas políticas.